Chín giờ tối, tiệm đã đóng cửa. Điện thoại tiệm có ba tin Facebook với hai tin Zalo: “Mai chị làm chân lúc 11 giờ được không em?” Sáng mai mở cửa, người trả lời phải mở sổ coi, nhắn hỏi lại, chờ khách trả lời, rồi mới ghi vô sổ. Tới lúc đó, có khi khách đã đặt chỗ khác.
Nhận hẹn qua tin nhắn thì tiệm nail người Việt nào cũng quen, và cách này vẫn có chỗ dùng. Nhưng lấy tin nhắn làm sổ hẹn chính thì tốn công hơn mình tưởng. Bài này so hai cách, và nói khi nào cứ để tin nhắn, khi nào nên có trang đặt lịch online.
Nhận hẹn qua tin nhắn Zalo, Facebook có gì bất tiện?
Tiệm nào nhận hẹn qua tin nhắn lâu rồi cũng gặp mấy chuyện này:
- Hỏi qua hỏi lại. “Mai 11 giờ được không em?” “11 giờ kín rồi chị, 1 giờ được không?” “Vậy thôi 2 giờ.” Ba bốn tin mới chốt được một cái hẹn.
- Tin tới lúc tay đang làm. Thợ đang sơn gel, người đứng quầy đang tính tiền. Trả lời trễ một tiếng là khách đi hỏi tiệm khác.
- Ban đêm không ai trả lời. Khách hay nhắn lúc rảnh, mà lúc khách rảnh thường là lúc tiệm đã đóng cửa.
- Quên ghi vô sổ. Chốt trên Zalo rồi mà không ai chép qua sổ hẹn, tới bữa đó thợ không biết có khách.
- Trùng giờ. Hai người trong tiệm trả lời hai tin, mỗi người hứa một giờ, cho cùng một thợ.
- Khách không chắc đã chốt chưa. Tin cuối là “để em coi lại” rồi im luôn, khách không biết mình có hẹn hay không.
Chuyện cuối cũng là một lý do khách bỏ hẹn: khách tưởng chưa chốt nên không tới, còn tiệm thì vẫn giữ ghế.
Đặt lịch online khác ở chỗ nào?
Trang đặt lịch online để khách tự làm phần hỏi qua hỏi lại đó:
| Chuyện | Nhắn tin để hẹn | Trang đặt lịch online |
|---|---|---|
| Ai coi giờ trống | Người trong tiệm mở sổ coi | Khách thấy giờ còn trống ngay trên trang |
| Bao lâu thì chốt | Vài tin, có khi vài tiếng | Một lần đặt là xong |
| Ban đêm | Chờ sáng mai | Khách đặt lúc nào cũng được |
| Ghi vô sổ | Người trong tiệm chép tay | Lịch tự vô sổ hẹn |
| Trùng giờ | Có thể xảy ra | Giờ nào có khách rồi thì không đặt được nữa |
| Xác nhận | Tùy người trả lời | Tin xác nhận gửi liền |
Trên trang đặt lịch của Hayven, khách tự chọn dịch vụ, add-on, thợ và giờ. Chỉ cần tên với số điện thoại, khỏi tài khoản, khỏi mật khẩu. Cũng khỏi trả tiền trước, khách tới tiệm mới trả.
Mấy chỗ tiệm nail hay cần thì trang đặt lịch lo được:
- Add-on hiện liền sau dịch vụ, tổng tiền nhảy theo khi khách bấm.
- Mỗi dịch vụ một thợ, hay một thợ làm hết, tùy tiệm.
- Làm tay với chân cùng lúc. Hai thợ ngồi kế nhau, một người làm tay, một người làm chân. Tới bước chọn giờ, khách chọn làm lần lượt hay làm cùng lúc. Phần này tắt sẵn, tiệm muốn dùng thì bật lên.
- Đặt cho cả nhóm. Mấy chị em rủ nhau đi làm móng thì một lần đặt online được tới năm khách, nếu tiệm bật lên.
Coi thêm ở phần đặt lịch online và đặt lịch cho nhóm.
Khách chọn “thợ nào cũng được” thì sao?
Qua tin nhắn, khách nói “ai cũng được em” là người đứng quầy phải tự nhẩm coi thợ nào rảnh. Trên trang đặt lịch, khách bấm “Anyone”.
Khách chọn “Anyone” (thợ nào cũng được) là Hayven xếp liền cho một thợ thật đang rảnh. Không có cột “Anyone 1” giả, không trùng lịch.
Ở tiệm có dùng Turns, lúc quầy bấm Start, dịch vụ chọn “Anyone” sẽ về thợ đang tới turn. Muốn giữ thợ trong lịch thì bấm một cái là xong. Còn khách đã request thợ thì không bao giờ bị đổi qua thợ khác. Coi thêm ở phần “Anyone”.
Khách đặt xong rồi thì sao?
Lịch nằm ngay trên cột của thợ, người đứng quầy liếc qua là thấy, khỏi ai chép tay.
Khách nào lúc đặt lịch đồng ý nhận tin thì nhận tin xác nhận liền, rồi tin nhắc trước 2 ngày, trước 1 ngày, và ngay hôm đó trước chừng 3 tiếng. Tin nào lẽ ra phải gửi trước lúc khách đặt lịch thì Hayven bỏ qua, không gửi trễ. Khách còn lại thì nhận tin xác nhận qua email, nếu có để lại email.
Tin nhắn đặt lịch nào cũng kèm link cho khách tự đổi giờ hay hủy hẹn, trong khoảng thời gian tiệm cho phép. Đổi giờ là tin nhắc hẹn tự dời theo giờ mới. Coi thêm ở phần sau khi khách đặt.
Vậy tin nhắn Zalo, Facebook còn để làm gì?
Còn chứ. Đặt lịch online không thay hết tin nhắn với điện thoại:
- Trả lời câu hỏi. Giá bao nhiêu, có màu này không, làm mẫu này được không, đậu xe ở đâu.
- Gửi link đặt lịch. Khách hỏi giờ thì gửi link để khách tự chọn, khỏi hỏi qua hỏi lại.
- Khách quen không rành điện thoại. Có cô chú lớn tuổi quen nhắn tin hay gọi điện thì cứ để vậy, quầy ghi lịch giùm.
Tin xác nhận với tin nhắc hẹn của Hayven đi bằng SMS, không qua Zalo. Còn tin Zalo, Facebook thì người trong tiệm vẫn tự trả lời như mọi khi.
Gắn link đặt lịch ở đâu cho khách thấy?
Trang đặt lịch của tiệm có một link riêng, dễ nhớ. Khách thấy tiệm ở đâu thì nên đặt được ở đó:
- Website của tiệm. Gắn một nút Book mở trang đặt lịch. Mấy chỗ làm website như Wix, Squarespace hay WordPress đều cho thêm nút có link: thêm nút, ghi “Book now”, dán link vô là xong. Trang đặt lịch của Hayven mở riêng, không nằm lọt bên trong website.
- Trang Google của tiệm. Theo trang hướng dẫn của Google, trong Business Profile anh chị mở phần Booking (trên Google Search) hoặc Edit profile (trên Google Maps), chọn Add link, dán link rồi lưu. Tiệm nào dùng Marketing của Hayven (dịch vụ thêm, không bắt buộc) thì link đặt lịch là một trong mấy chỗ Hayven gợi ý sửa cho trang Google của tiệm, anh chị bấm đồng ý là xong. Khách vẫn đặt trên trang đặt lịch của tiệm, không đặt bên trong Google. Coi thêm ở phần thứ hạng Google.
- Instagram và Facebook. Gắn link lên trang Instagram của tiệm, hay làm nút Book trên Facebook.
- Trong tin nhắn trả lời khách. Dán link là khách tự chọn giờ.
Coi thêm ở phần link đặt lịch.
Khi nào nhận hẹn qua tin nhắn vẫn đủ?
Nói thật, không phải tiệm nào cũng cần đặt lịch online ngay. Tiệm nhỏ, một hai thợ, khách quen hết, mỗi ngày vài tin nhắn, chủ tiệm tự trả lời kịp, thì tin nhắn vẫn chạy được.
Đặt lịch online đáng làm khi tiệm có mấy chuyện này:
- Tin nhắn hẹn nhiều tới mức trả lời không kịp lúc tiệm đông.
- Hơn một người trả lời tin nhắn, và đã có lần trùng giờ.
- Có khách mới tìm thấy tiệm trên Google hay Instagram, mà muốn đặt luôn lúc đang coi.
- Khách bỏ hẹn vì không chắc mình đã chốt giờ chưa.
Tiệm gặp hai ba chuyện trên thì tới lúc cho khách tự đặt rồi, còn tin nhắn để dành trả lời câu hỏi.