Hỏi chủ tiệm nail chuyện gì làm thợ mất vui nhất, nhiều người sẽ nói là chuyện turn. Khách walk-in vô, người đứng quầy giao cho ai, thợ nào cũng đang nhìn. Giao lộn một lần thì cả buổi chiều trong tiệm nặng nề.
Bài này nói thẳng: khi nào sổ turn giấy còn chạy được, khi nào nên chuyển qua phần mềm, và phần mềm chia turn cho tiệm nail ở Mỹ phải làm được những gì. Hayven là bên viết bài, và Hayven cũng làm phần mềm chia turn, nên tới phần nói về Hayven, anh chị nhớ là tụi mình đang nói về sản phẩm của mình.
Khi nào sổ turn giấy không còn đủ dùng?
Sổ giấy hay tấm bảng trắng không có gì sai. Tiệm ít thợ, khách chủ yếu là khách quen có hẹn, thì một tờ giấy ghi tên thợ và gạch turn là đủ dùng.
Sổ giấy bắt đầu đuối khi tiệm có mấy chuyện này cùng lúc:
- Khách hẹn và khách walk-in chen nhau. Thợ tới turn mà 20 phút nữa có khách hẹn. Giao khách walk-in làm gel thì trễ hẹn, không giao thì thợ thấy mất turn.
- Dịch vụ giá khác nhau xa. Một khách sơn tay và một khách full set mà tính cùng một turn thì thợ nào cũng thấy thiệt.
- Khách request thợ. Khách gọi tên thợ thì turn đó có tính không, tính nửa hay tính đủ? Mỗi người đứng quầy nhớ một kiểu.
- Người đứng quầy thay ca. Người ca sáng biết hết, người ca chiều phải đoán theo mấy vết gạch trên giấy.
- Thợ cãi nhau vì turn. Không ai chứng minh được ai đúng, vì tờ giấy không ghi vì sao khách được giao cho người kia.
Có hai ba chuyện trên là sổ giấy đang bắt người đứng quầy tính nhẩm trong đầu từ sáng tới tối. Đó là lúc nên có phần mềm.
Chia turn công bằng là chia theo luật gì?
Không có một luật chung cho mọi tiệm. Công bằng là tiệm có luật rõ ràng, ai cũng biết, và lần nào cũng tính y như nhau. Đây là mấy luật tiệm nail hay dùng:
| Luật | Tiệm hay làm thế nào | Phần mềm cần làm được |
|---|---|---|
| Tính theo số khách | Mỗi khách 1 turn | Đếm turn từng thợ trong ngày |
| Tính theo giá | Dịch vụ rẻ tính 0 turn, dịch vụ lớn tính 1 turn hoặc hơn | Cho mỗi dịch vụ một số turn riêng |
| Khách request | Tính đủ, tính nửa hoặc không tính | Đánh dấu turn request, tính theo luật tiệm chọn |
| Khách hẹn với khách walk-in | Có tiệm tính khác nhau | Số turn riêng cho khách hẹn và khách walk-in |
| Ai vô ca trước | Bằng turn thì ai tới trước được trước | Biết giờ từng thợ vô ca |
Hayven làm theo kiểu “tiệm mình chia turn kiểu nào thì cài y vậy”. Anh chị chọn Simple (dịch vụ dưới mức giá tiệm chọn thì tính 0 turn, còn lại 1 turn) hoặc Advanced (turn tính theo giá, chỉnh được từng chỗ). Mỗi dịch vụ có số turn riêng, khách walk-in một số, khách có hẹn một số. Turn của khách request có dấu ★, và tiệm chọn turn ★ tính sao. Ở chế độ Advanced, thợ nào số turn sát nhau thì coi như bằng, ai vô ca trước thì được trước. Muốn bấm Start over hay đổi thứ tự thợ thì phải nhập mã 6 số, nên không ai lén sửa được. Coi thêm ở phần luật chia turn.
Khách có hẹn với khách walk-in, chia sao cho khỏi đụng nhau?
Đây là chỗ sổ giấy thua rõ nhất. Tờ giấy biết ai tới turn, mà không biết lịch hẹn. Cuốn lịch hẹn biết giờ hẹn, mà không biết turn. Người đứng quầy phải ráp hai thứ lại trong đầu.
Phần mềm chia turn tốt phải coi cả hai một lượt. Trên Hayven, khi quầy bấm vô một khách walk-in, Hayven coi lần lượt:
- Thợ đã vô ca và đang nhận khách chưa.
- Thợ có làm được hết dịch vụ trên ticket không.
- Ai ít turn nhất hôm nay. Bằng turn thì ai vô ca trước được trước.
- Thợ đang rảnh, hoặc rảnh kịp lúc bắt đầu.
- Thợ có làm xong trước khách hẹn kế không. Hayven lấy thời gian riêng của thợ đó cho dịch vụ này, cộng thêm 5 phút. Không kịp thì lần này bỏ qua, mà turn của thợ vẫn giữ nguyên.
Khách có hẹn mà trễ hơn 15 phút, chưa check-in, thì không giữ thợ nữa. Khách check-in là thợ được giữ lại cho khách. Hayven chỉ gợi ý và nói rõ vì sao, người đứng quầy coi lại rồi bấm Start. Đây không phải AI đoán mò: lần nào cũng một bộ luật như nhau, nên thợ coi là hiểu. Coi ví dụ ở phần gợi ý thợ.
Khách đặt online mà chọn “Anyone” (thợ nào cũng được) thì Hayven giữ chỗ sẵn trên lịch một thợ, nên giờ đó không bị trùng lịch. Tới lúc bắt đầu làm, Turns gợi ý đổi qua thợ đang tới turn. Coi thêm ở phần khách chọn Anyone.
Phần mềm chia turn phải có những gì?
Đem danh sách này đi hỏi bất kỳ bên nào bán phần mềm chia turn:
- Cài đúng luật của tiệm mình, không bắt tiệm đổi cách tính turn cho vừa phần mềm.
- Thấy được lịch hẹn, để không giao khách walk-in cho thợ sắp có khách hẹn.
- Một hàng chờ chung cho khách check-in, khách walk-in và khách có hẹn, ai chờ lâu nhất đứng đầu.
- Ghi rõ vì sao thợ được gợi ý, để thợ khỏi nghi.
- Khóa thứ tự turn bằng mã, để không ai tự sửa.
- Dùng máy tiệm đang có. Hayven chạy trên iPad hay máy tính nào trong tiệm cũng được, thợ không phải cài app.
- Không bắt đổi máy POS. Tiệm đang tính tiền ổn thì cứ giữ.
Check-in trên Hayven có ba cách: iPad tiệm đang có, poster QR dán ở quầy, hoặc link check-in trong tin nhắn Hayven gửi khách trước giờ hẹn 15 phút. Khách check-in bằng iPad hay poster đều vô chung một hàng chờ, có gắn nhãn như “Appt 2:55”. Coi thêm ở phần check-in.
App chia turn riêng hay phần mềm có luôn lịch hẹn?
Có hai kiểu, và kiểu nào cũng có chỗ hợp.
App chỉ chia turn. Smart Turn Tracker là một ví dụ: app iPad để chia turn và coi tình trạng thợ ở tiệm nail, có tự xoay turn, ô turn theo loại dịch vụ, thợ check-in vô ca và bảng tổng kết mỗi ngày. Tải miễn phí trên App Store, có nhắc dùng thử 14 ngày nhưng không ghi điều kiện. Theo App Store thì app chỉ có tiếng Anh. Kiểu này hợp với tiệm chủ yếu là khách walk-in, ít khách hẹn, muốn bắt đầu nhanh.
Phần mềm chia turn có luôn lịch hẹn và đặt lịch online. Đây là kiểu của Hayven. Lợi nhất là hai chiều ăn khớp: quầy giao khách walk-in cho Helen thì lịch của Helen hiện liền một lịch hẹn, trang đặt lịch online thấy Helen bận nên khách online không đặt được giờ đó. Helen bấm Done sớm thì khúc giờ trống được mở lại cho khách đặt. Kiểu này hợp với tiệm vừa có khách hẹn vừa có khách walk-in.
| App chỉ chia turn | Hayven | |
|---|---|---|
| Chia turn theo luật tiệm | Có, cài được tới đâu tùy app | Có |
| Thấy lịch hẹn khi gợi ý thợ | Tùy app | Có |
| Đặt lịch online | Tùy app | Có, không cần tạo tài khoản |
| Thay máy POS | Không | Không, chạy kế bên máy POS |
| Giá | Smart Turn Tracker tải miễn phí, có nhắc dùng thử 14 ngày | Báo giá trong buổi demo |
Có phải đổi máy POS mới dùng được phần mềm chia turn?
Không. Nhiều tiệm nghĩ muốn có phần mềm chia turn thì phải mua máy POS mới. Không cần vậy. Hayven không phải máy POS và không nhận thanh toán. Khách làm xong, trong Hayven anh chị bấm Done, Hayven đưa ra sẵn ticket có đủ dịch vụ, thợ và giá menu để nhập qua máy POS. Máy POS vẫn lo quẹt thẻ, phí quẹt thẻ và máy móc như cũ. Coi thêm ở trang dùng song song với máy POS.
Còn nếu tiệm đang muốn đổi máy POS luôn, thì cũng có máy POS cho tiệm nail có sẵn phần chia turn. Bài so sánh phần mềm cho tiệm nail trong phần Đọc thêm ở cuối trang nói rõ hai hướng này.
Chuyển từ sổ giấy qua bảng turn thế nào cho thợ chịu?
Thợ quen sổ giấy nhiều năm, đổi đột ngột là có người phản đối. Mấy bước này giúp đỡ va chạm:
- Ghi luật ra giấy trước. Ngồi với thợ, ghi rõ dịch vụ nào tính mấy turn, khách request tính sao. Có luật rõ rồi mới cài.
- Chạy song song vài ngày. Vẫn ghi sổ giấy, đồng thời bấm trên màn hình. Thợ thấy hai bên ra cùng kết quả thì tin.
- Để màn hình ở chỗ thợ thấy được. Thợ coi được ai tới turn và vì sao thì bớt hỏi quầy.
- Khóa thứ tự bằng mã. Chỉ chủ tiệm hay người được giao mới đổi được.
- Coi báo cáo cuối ngày. Lần nào quầy chọn khác với gợi ý đều được lưu, nên chủ tiệm biết chỗ nào cần chỉnh luật.
Với Hayven, team cài giùm thợ, dịch vụ và luật chia turn cho tiệm, nói tiếng Việt hay tiếng Anh đều được. App thì bằng tiếng Anh.
Tiệm nào chưa cần phần mềm chia turn?
Nói thật, không phải tiệm nào cũng cần:
- Tiệm một hai thợ. Ít người thì ít chuyện tranh turn.
- Tiệm gần như chỉ có khách hẹn. Lịch hẹn đã quyết ai làm cho ai, turn không còn quan trọng.
- Tiệm mà sổ giấy đang chạy êm, thợ không phàn nàn, người đứng quầy không phải tính nhẩm. Đang ổn thì chưa cần đổi.
Còn nếu tiệm đông khách walk-in, có khách hẹn chen vô, và tuần nào cũng có chuyện cãi nhau vì turn, thì phần mềm chia turn đáng để thử. Coi Turns chạy ra sao ở trang chia turn.