Hai giờ chiều thứ Bảy, thợ nào cũng đang ngâm chân cho khách, người đứng quầy đang check-in một hàng khách walk-in. Điện thoại reo. Không ai rảnh tay. Khách gọi gặp voicemail thì có khi gọi qua tiệm khác luôn.
Vì vậy nhiều chủ tiệm nail bắt đầu hỏi: cho AI nghe điện thoại được không, và nó có đặt lịch thật được không? Câu trả lời ngắn là được, nhưng AI nào cũng làm được tới một mức thôi. Bài này nói rõ mức đó. Hayven là bên viết bài và có làm trợ lý AI nghe điện thoại, nên tới phần nói về Hayven, anh chị nhớ là tụi mình đang nói về sản phẩm của mình.
Vì sao tiệm nail hay để lỡ cuộc gọi?
Không phải tại tiệm làm biếng. Cuộc gọi lỡ ở tiệm nail thường rơi vào mấy lúc này:
- Thợ đang làm cho khách. Tay đang dính gel, đang sơn, đang ngâm chân. Bỏ khách ra nghe máy là khách đang ngồi không vui.
- Quầy đang đông. Người đứng quầy đang check-in, tính tiền, trả lời khách đứng trước mặt.
- Ngoài giờ. Tiệm đóng cửa rồi, mà khách lại muốn đặt lịch ngày mai.
- Tiệm nhỏ không có người đứng quầy riêng. Ai rảnh thì nghe, mà nhiều lúc không ai rảnh.
Voicemail không cứu được hết. Nhiều khách không để lại lời nhắn, và người trong tiệm cũng phải đợi rảnh mới nghe lại được.
AI nghe điện thoại đặt lịch được tới đâu?
Có AI chỉ ghi lại lời nhắn. Có AI gửi link đặt lịch qua tin nhắn. Có AI đặt thẳng vô lịch của tiệm. Ba kiểu này khác nhau xa, nên phải hỏi cho rõ.
Muốn đặt lịch thật cho tiệm nail, AI cần làm được mấy chuyện:
- Thấy giờ trống của từng thợ, không chỉ giờ mở cửa của tiệm.
- Làm đúng luật đặt lịch của tiệm, như dịch vụ nào thợ nào làm, mỗi dịch vụ mất bao lâu.
- Biết menu và giá, để trả lời khách hỏi giá.
- Đọc lại lịch cho khách nghe và chờ khách đồng ý rồi mới đặt.
- Nhắn tin xác nhận cho khách sau khi đặt.
- Để lại lời nhắn cho tiệm khi gặp chuyện nó không nên tự lo.
AI không thấy lịch thật thì chỉ “ghi nhận yêu cầu”, rồi người trong tiệm vẫn phải gọi lại. Vậy cũng có ích, nhưng chưa phải đặt lịch.
Trợ lý AI của Hayven nghe máy thế nào?
Trợ lý AI của Hayven chạy ngay trong Hayven của tiệm, nên nó thấy giờ trống từng thợ và luật đặt lịch online của tiệm. Một cuộc gọi đi như vầy:
- Điện thoại tiệm reo trước. Một lúc reo tới ba điện thoại của tiệm, trong 20 giây (hay 15, 30 giây, tùy anh chị chọn). Ai rảnh thì bấm số 1 nghe như bình thường.
- Không ai bắt máy, hay tiệm đã đóng cửa, thì trợ lý AI mới nghe. Ngoài giờ mở cửa thì nó nghe liền.
- Nói rõ mình là ai. Câu đầu tiên, nó nói mình là trợ lý ảo của tiệm và cuộc gọi có ghi lại.
- Đặt lịch, đổi giờ hay trả lời câu hỏi bằng tiếng Anh. Nó đọc lại hết cho khách, khách nói “yes” rõ ràng rồi mới đặt, đổi hay hủy.
- Khách nhận tin nhắn xác nhận. Tiệm thấy bản tóm tắt và nguyên văn cuộc gọi trong Inbox, lịch hẹn nằm sẵn trên lịch.
Lịch do trợ lý đặt đi theo đúng luật đặt lịch online, nên không đặt trùng giờ thợ đang bận. Hayven giữ nguyên văn bằng chữ, một bản tóm tắt ngắn và file ghi âm để tiệm nghe lại trong Inbox. File ghi âm được xóa sau 90 ngày. Mỗi cuộc gọi dài nhất 6 phút. Coi thêm và nghe thử một cuộc gọi ở trang trợ lý AI nghe điện thoại.
Trợ lý là phần thêm tùy chọn. Anh chị chưa bật thì nó chưa chạy. Team Hayven mở tính năng cho tiệm và cài số phút mỗi tháng. Hết phút thì khách nghe lời chào của tiệm và để voicemail như cũ tới ngày 1 tháng sau.
Khách nói tiếng Việt thì sao?
Chỗ này phải nói thẳng. Trợ lý AI của Hayven chỉ nói tiếng Anh. Khách nói tiếng khác thì nó nói bằng tiếng Anh đơn giản là chỉ giúp được bằng tiếng Anh, rồi xin nhắn link đặt lịch cho khách. Voicemail tiếng Việt thì Hayven chép ra chữ tiếng Việt, có một dòng tóm tắt tiếng Anh, nên anh chị đọc là biết khách cần gì.
Nếu khách gọi tiệm phần lớn nói tiếng Anh, chuyện này ít ảnh hưởng. Nếu nhiều khách quen của tiệm gọi bằng tiếng Việt, anh chị nên coi bên khác. Ví dụ RingBooker ghi trên trang của họ là nghe cuộc gọi, gửi tóm tắt và cài đặt bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Hàn, tiếng Hoa và tiếng Việt.
Chuyện gì AI không nên tự lo qua điện thoại?
AI tốt là AI biết lúc nào phải để tiệm lo. Trợ lý của Hayven làm vầy:
| Khách gọi vì | Trợ lý của Hayven làm gì |
|---|---|
| Đặt cho nhóm, như năm cô dâu | Nhắn link đặt lịch (trang đặt lịch có đặt nhóm) và để lại lời nhắn cho tiệm |
| Muốn nói chuyện với người trong tiệm | Để lại lời nhắn, nói với khách là tiệm sẽ nhắn tin lại |
| Gift card, hoàn tiền, phàn nàn | Để lại lời nhắn cho tiệm, không hứa gì hết |
| Đọc số thẻ | Nói là không nhận số thẻ qua điện thoại, không lặp lại số thẻ |
| Nói tiếng khác tiếng Anh | Nói là chỉ giúp được bằng tiếng Anh, xin nhắn link đặt lịch |
Mỗi cuộc gọi nó chỉ đặt một lịch cho chính người gọi. Nó không bao giờ nói thông tin của khách khác. Số ẩn, số ngoài Mỹ và Canada, hay số nhà mạng không xác nhận được thì vẫn nghe lời chào và để voicemail như cũ.
Hỏi gì trước khi chọn AI nghe điện thoại cho tiệm?
Đem mấy câu này đi hỏi bên nào cũng được. Bảng dưới ghi câu trả lời của Hayven và RingBooker, theo trang của từng bên.
| Câu hỏi | Hayven | RingBooker |
|---|---|---|
| Nghe cuộc gọi nào? | Cuộc không ai bắt máy và cuộc ngoài giờ. Điện thoại tiệm reo trước | Cuộc ngoài giờ, lúc máy bận và lúc thợ đang làm |
| Đặt lịch thế nào? | Đặt thẳng vô lịch Hayven, đúng luật đặt lịch online | Ghi lại yêu cầu đặt lịch và gửi link đặt lịch; chạy được với Square Appointments |
| Nói tiếng Việt? | Không, chỉ tiếng Anh | Có |
| Có phải máy POS? | Không | Không |
| Giá | Báo giá trong buổi demo | Có giá công khai trên trang |
Thêm mấy câu nên hỏi:
- AI có nói rõ với khách là AI không?
- Có giữ file ghi âm không, và giữ ở đâu?
- Lỡ AI trục trặc thì khách gọi tới nghe gì?
- Tháng nào gọi nhiều thì tính tiền ra sao?
Tiệm nào chưa cần AI nghe điện thoại?
Nói thật, không phải tiệm nào cũng cần:
- Tiệm có người đứng quầy rảnh tay nghe máy cả ngày. Người thật vẫn là tốt nhất.
- Tiệm gần như chỉ có khách walk-in, ít ai gọi đặt lịch.
- Tiệm mà khách gọi phần lớn nói tiếng Việt. Trợ lý của Hayven không hợp, nên coi bên nói được tiếng Việt.
Còn nếu tiệm hay để lỡ cuộc gọi lúc đông khách hay ngoài giờ, và khách gọi phần lớn nói tiếng Anh, thì đáng để thử. Khách đặt được lịch lúc tiệm không ai rảnh tay, mà người trong tiệm vẫn luôn được bắt máy trước.